Balíkobot

Chcete-li odesílat zásilky více dopravci, jste nuceni používat u každého dopravce jiný systém pro vkládání zásilek a objednávat svoz zásilek u každého dopravce zvlášť. Pomocí systému Balíkobot naše e-shopové řešení komunikuje se všemi dopravci jednotně, automaticky a dostává zpět informace o zásilkách, které předá vašim zákazníkům. Ušetří vám tak veliké množství času stráveného u expedice zásilek.

Registrace

Registrovat do systému Balíkobot se můžete na adrese www.balikobot.cz v pravém horním rohu přes tlačítko „Registrovat“.

V registračním formuláři do kolonky Název shopového řešení vyplňte „Kupshop“. Po vyplnění registračních formulářů postupujte dle pokynů, které následně obdržíte na vámi vyplněnou e-mailovou adresu. Balíkobot se s vámi domluví na tom, jaké dopravce budete využívat, vytvoří vám cenovou nabídku a podepíšete smlouvu.

Nastavení přístupových údajů

➡️Nastavení > Nastavení eshopu > Balíkobot

Pro připojení do systému Balíkobot je nutné vyplnit v nastavení přístupové údaje.

Přístupové údaje naleznete po přihlášení na stránce https://client.balikobot.cz/

➡️Balikobot.cz > Nástěnka > Profil expedičního místa

Je potřeba provést nastavení a odeslání první testovací objednávky z eshopu za použití testovacích hodnot. Teprve poté vám Balíkobot povolí vámi nastavené dopravy používat v ostrých hodnotách – zásilky odeslané s ostrými hodnotami už přechází do systému dopravců.

Spárování s dopravami eshopu

➡️Nastavení > Nastavení eshopu > Balíkobot

Dopravy na e-shopu je potřeba spárovat s dopravami v systému Balíkobot. Jednotliví dopravci mají různé typy přeprav, takže je potřeba nejprve ke každé dopravě nastavit dopravce a toto nastavení uložit pomocí „OK“. Následně je možné vybrat typ přepravy u každého dopravce.

Používáte již ostré připojení k Balíkobotu  a výběr typu dopravy je prázdný? Balíkobot Vám ještě dopravce v ostrém režimu neaktivoval. Standardně je tedy třeba přepnout na testovací údaje k Balíkobotu (pak se vám již typ přepravy ukáže), odeslat testovací balík a Balíkobot vám pak dopravce povolí i pro ostrém režimu.

Níže v okně je možné také nastavit průměrnou váhu balíku. Pokud máte např. balík 1–30 kg od dopravce za stejnou cenu a posíláte nejčastěji balíky v tomto rozmezí, vložte 15 kg.

Zpracování objednávek pomocí Balíkobota

➡️Objednávky > Balíkobot

Zásilky, které chceme odeslat, můžeme zvolit vybráním stavu, ve kterém se objednávky nachází (typicky „Zpracovává se“ nebo „K expedici“) a stiskem tlačítka „Pokračovat na seznam objednávek“.

Ve vygenerovaném seznamu můžeme případně upravit hmotnost jednotlivých balíků, pokud se vymyká vaší průměrné hmotnosti zásilek. Pokud máte u jednotlivých produktů vyplněnou hmotnost, hmotnost zásilky se vypočte jako součet hmotností všech produktů v objednávce. Případně máte v tuto chvíli možnost odkliknout zásilky, které momentálně ještě nechceme odesílat. Pod seznamem objednávek stiskněte tlačítko „Nahrát do Balíkobota“ a dojde k nahrání balíků do systému Balíkobot.

Balíkobot provádí při odesílání provádí kontrolu správnosti adres. Na následujícím obrázku je vidět, co se stane v případě chyby. K této chybě (chybějící PSČ) by standardně nemělo dojít, protože na ni upozorňujeme zákazníka v průběhu obejdnávky v košíku, ale pokud by objednávku vytvářel například administrátor ručně na základě telefonické objednávky, takové pochybení by se objevit mohlo.

Pokud chceme chybu opravit, můžeme v levém sloupci kliknutím na kód objednávky otevřít konkrétní objednávku a chybu opravit. Následně klikneme na tlačítko „Znovu nahrát” – proběhne další pokus o nahrání objednávek. 

Pokud vše proběhne, byly balíky úspěšně nahrány do Balíkobota.

Pokud má odesílaná objednávka zvolen způsob platby „Převodem“ nebo „Online platba“ a není v e-shopu plně uhrazena (např. není uhrazen nějaký doplatek nebo není uhrazena vůbec), tak se při odesílání objednávky do Balíkobota automaticky nastaví dobírka ve výši neuhrazené částky. Děje se tak kvůli tomu, aby nedošlo k odeslání neuhrazené objednávky.

V tabulce s dopravci nám nyní přibyly počty balíků. Můžeme si nyní pomocí tlačítka „Seznam objednávek“ zobrazit objednávky odeslané přes konkrétního dopravce.

Následně vytiskneme štítky pro balíky – používáme-li tiskárnu A4 zvolíme počáteční pozici štítku pro tisk. Tento úkol odpadá, jsme-li vybaveni speciální tiskárnou na štítky navinuté na kotouči, např. Zebra.

Než přijede dopravce, je třeba balíky potvrdit a odeslat data dopravcům. To provedete stisknutím tlačítka „Odesláno“. Tím dopravce obdrží data o balíčcích, zároveň se změní stavy objednávek a při tom se odešle zákazníkům e-mail s číslem balíku - viz Zprávy uživatelům.

💡Balíkobot radí: Obecně se doporučuje uzavírat dávku pár minut předtím, než dojede k zákazníkovi řidič od dopravce. Je žádoucí, aby v momentě načítání balíčků řidičem byla již data zavedena v systému dopravce. Po uzavření dávky může trvat i pár minut, než se data dostanou k dopravci.

Zprávy uživatelům

➡️Nastavení > E-maily

V záložce „Zprávy uživatelům“ si můžete vytvořit zprávu, která se odesílá zákazníkům e‑mailem při odeslání balíku. Vytvoříme si tedy jednotlivé zprávy a přiřadíme je k jednotlivým dopravám v párování doprav Balíkobotu ➡️Nastavení > Nastavení eshopu > záložka Balíkobot, sloupeček „Zpráva uživatelům“.

Více informací o tom, jak zprávy vytvořit, si můžete přečíst v článku Zprávy uživatelům. Do Zpráv uživatelům, které se vztahují k Balíkobotu, můžete navíc využít zástupné symboly, například: 

{BALIK_ID} – identifikační číslo balíku od dopravce – získává se automaticky z Balíkobota
{VAHA} – hmotnost balíku
{CENA} – cena balíku (dobírka)