Telefonní ústředna - Telfa

➡️ Nástroje > Telefonní ústředna

Modul telefonní ústředny slouží k přímému propojení s telefonním systémem Telfa. Pomocí modulu je možné zobrazovat informace o volajícím, zobrazovat fronty zákazníků kteří čekají ve frontě na přepojení a to vše v reálném čase.

Pomocí modulu telefonní ústředny je také možné nastavit propojení se systémem Kupshop za účelem umožnit zákazníkům zjišťovat stav své objednávky pomocí telefonního automatu.

Aby však vše fungovalo správně, je nejprve nutné nastavit vzájemné propojení systému Telfa se systémem Kupshop.

Tento návod slouží pouze pro nastavení spárování se systémem Kupshop. Pro celkové nastavení samotné Telfy kontaktujte jejich podporu.

Nastavení automatu na zjišťování stavu objednávky

  • Přihlášení v systému Telfa
  • Plán hovoru
    • V plánu hovoru si vytvoříme dle své potřeby nový stisk tlačítka, které bude sloužit pro zjištění stavu objednávky. V následujícím obrázku je příklad, v kterém jsme zvolili pro zjištění stavu objednávky stisk tlačítka "9". Ve spodní části vybereme akci „Předat řízení“ a v následujícím okénku vyplníme adresu a stiskneme tlačítko uložit.

    Pro správnou funkčnost je třeba mít adresu ve tvaru „ https://www.nazev_vaseho_eshopu.cz/launch.php?s=telfa“.

    V dalším kroku je nutné vytvořit si informační hlášky, které chceme přehrávat zákazníkům k jednotlivým stavům objednávek. V systému Telfa, v sekci hlášky si poté vytvoříme všechny hlášky k jednotlivým stavům objednávky které máme v e-shopu. Na následujícím obrázku můžeme vidět přidání nové hlášky.

    Název hlášky je libovolný, avšak pro lepší přehlednost doporučujeme na začátek hlášky sloužící přímé komunikaci s e-shopem vložit „API -“.

    V systému Kupshop

    ➡️ Nastavení > Nastavení Eshopu > Záložka „Telfa“

    Aby systém Telfa věděl, jakou hlášku má přehrát k jednotlivým stavům objednávky, je nutné vyplnit identifikační čísla příslušných hlášek v administraci systému Kupshop.

    Tyto identifikační čísla zjistíme otevřením jednotlivých hlášek a vyčtením z jejich URL adresy. Na následujícím obrázku můžeme vidět jakým způsobem je zjištěno identifikační číslo hlášky pro stav „čekající“

    Nezapomeňte vytvořit a spárovat i ostatní hlášky, jako je např. „Výzva k zadání čísla obj.“ nebo „Objednávka neexistuje“.

    Nyní je systém nastaven a můžete si ho otestovat. Při vytočení telefonního čísla a stisknutí zvoleného tlačítka budete vyzváni k zadání identifikačního čísla objednávky textem, který jste zadali k příslušné hlášce. Pokud zadáte neexistující číslo objednávky, budete vyzvání znovu. Po zadání správné hlášky hovor končí. Pokud by jste chtěli zákazníka po informaci o stavu jeho objednávky přesměrovat opět do hlavního menu, stačí přidat v systému Telfa v sekci „Plán hovoru“ u příslušného stisku další akci.

    Nastavení monitorování telefonní ústředny

    Nastavení > Nastavení e-shopu > Záložka „Telfa“

    Je nutné vyplnit Vaše telefonní číslo, které využívá systém Telfa a následně i Vaše přihlašovací uživatelské jméno a heslo. Vše ostatní se již nastaví automaticky samo při prvním uskutečněném hovoru.

    Pro správnou funkčnost položení hovoru pomocí monitorovacího panelu je nutné vytvořit a spárovat hlášku „Položení hovoru“. Vytvoření a spárování najdete v předchozí kapitole.

    V systému Telfa

    ➡️ Přihlášení v systému telfa > Uživatelé > Skupiny

    Aby se volající řadili do fronty v případě, že aktuálně již někdo hovoří, je třeba vytvořit „Skupinu“. Skupinu nazveme například „Fronta volajících“ a přiřadíme telefony, na které bude zákazník přesměrován.

    Pokud máme více fyzických sluchátek, vytvoříme si pro každé sluchátko jednu frontu.

    ➡️Systém telfa > Plán hovorů > opakující se části

    Následně vytvoříme opakující se část, která představuje posloupnost akcí které určují co se bude s volajícím dít. Vybereme zde „Zařadit do fronty“ a jako frontu vybereme námi vytvořenou „Fronta volajících“. Je zde také možné nastavit pracovní dobu, přičemž pokud zákazník volá mimo pracovní dobu, přeskočí automaticky na další akci, kde je možné zvolit např. „Přehrát“ a zvolit hlášku, která se zákazníkovi přehraje.

    Případně, že máme více sluchátek, identifikujeme si každou tuto frontu v kolonce „ “. Doporučujeme je nazývat např. „telefon-sklad“, „telefon-kancelář“ atd.

    ➡️ Systém telfa > Plán hovorů > "+420 123456789"

    V nabídce „Plán hovoru“ vyberete Vaše telefonní číslo, následně vyberete tlačítko, které má sloužit pro spojení s obsluhou telefonu. U zvoleného tlačítka vybereme akci „Pokračuj opakující se částí“ a vpravo vybereme opakující se část, kterou jsme vytvořili v předchozím odstavci. Tímto je systém Telfa nastaven a můžeme přejít do e-shopu.

    ➡️ Nastavení > Nastavení e-shopu > Záložka „Telfa“

    Pokud máme více sluchátek, vyplníme do pole „Sluchátka“ naše identifikátory, které jsme vyplnili u jednotlivých opakujících se částí. V našem případě tedy „telefon-sklad;telefon-kancelář“.

    Pro správnou funkčnost musí mít pole sluchátko tvar bez mezer a jednotlivá sluchátka musí být oddělena středníkem - „;“

    Posledním krokem je kontaktovat Telfu - info@telfa.cz, aby nastavila tzv. webhooky na adresu https://www.adresavasehoeshopu.cz/telfa/. Druhou možností je pro nastavení webhooků kontaktovat nás a my za Vás nastavení provedeme.

    ➡️ Nástroje > Telefonní ústředna

    Zde můžete sledovat v reálném čase příchozí hovory. Pokud začne telefon vyzvánět, zde se Vám zobrazí číslo vyzvánějícího. Systém Kupshop také podle volajícího čísla zkusí vyhledat registrovaného uživatele a také vyhledá objednávky, které mají v informacích uvedené toto telefonní číslo.

    Na pravé straně obrazovky můžete vidět frontu volajících.

    Pro monitorování jednotlivých sluchátek si vpravo zvolíme sluchátko, které chceme sledovat.

    Stisknutím křížku u daného volajícího můžete hovor odmítnout, přičemž volajícímu bude přehrána hláška kterou jste vyplnili v nastavení e-shopu - „Položení hovoru“.