Správa skladu a fakturace - modul pro systém KupShop

Naskladnění produktů

K naskladnění produktů se používá menu Sklad > Naskladnění.

  • Sklad
  • Naskladnění

Vytváření naskladňující faktury

Klikněte na Nový záznam a vyplňte údaje o faktuře. Poté můžete začít přidávat jednotlivé položky faktury. V poli Produkt funguje vyhledávání produktů. Vždy vyberte požadovaný produkt a zobrazí se vám jeho případné varianty, daň a kód u dodavatele. Pokud používáte napojení na sklady dodavatele, je vhodné při naskladnění rovnou všechny kódy vyplnit. Poté zadejte množství z faktury a cenu položky či za kus. Stisknutím CTRL+Enter přidáte další položku a stisknutím Enter odešlete formulář a položky naskladníte. Do pole Produkt je také možné načíst EAN produktu pomocí čtečky kódů.

V poli Zadávat je možné nastavit, zda zadávat a zobrazovat ceny s daní, bez daně či s daní i bez daně.

Položky faktury

Každá položka je na samostatném řádku a zobrazuje zadané údaje o naskladněném produktu s možností zobrazení detailů po kliknutí na název produktu. V detail je kromě vyplněných údajů navíc zobrazena marže (procento zisku), finální (prodejní) cena na webu a počet kusů skladem (bez přičtené aktuální položky).

Standardně jsou položky podbarveny zelenou barvou. Ostatní barvy upozorňují na možné problémy. Modrá barva znamená marži > 100%, červená naopak marži menší než 2%, růžová pak marži menší než 10%. Žlutě jsou podbarveny položky, jejichž nákupní cena je vyšší než prodejní (záporná marže).

Ikona košíku slouží pro otevření detailu produktu.

Na konci faktury je zobrazena celková cena všech položek faktury se započtenou cenu dopravy a případnou slevu z objednávky. Celková cena by vždy měla souhlasit s celkovou cenou na faktuře.

Hromadný import položek faktury

Pro import položek na fakturu můžete využít obecný formát, který najdete pod otazníčkem na obrázku. Po kliknutí na otazníček se vám stáhne obecný *.xlsx soubor, který slouží jako ukázka obecného importu. Po nahrání obecného souboru a kliknutí na tlačítko import se vám nahrají danné položky z vybraného souboru.

V případě, že váš dodavatel využívá jiných formátu nebo tento obecný formát nefunguje, tak nás stačí kontaktovat a my vám nastavíme import dle vašeho souboru naskladnění od dodavatele ve formátu csv, isdoc,  xlsx a podobně.

Uzávěrka

Jednou za rok se vytváří takzvaná uzávěrka skladu, kdy se přes nabídku Uzavřít rok všechny faktury uzamknou pro editaci a vytvoří se souhrnná faktura (takzvaná uzávěrka), která obsahuje všechny položky skladu a slouží jako výkaz o hodnotě a stavu skladu. Nákupní ceny jednotlivých položek v uzávěrce skladu se počítají jako průměrná nákupní cena dané položky za celý rok (jak je požadováno zákonem).

Uzávěrky ale i normální naskladňující faktury lze vyexportovat do CSV, aby s nimi bylo možné dále pracovat či je předat účetnímu jako výkaz pro roční zúčtování hodnoty skladu.

Inventura

Menu Sklad > Inventura slouží pro pravidelné inventury skladu.

  • Sklad
  • Inventura

Sklad se rozdělí na jednotlivé pozice. Každá pozice má svůj název (co nejkratší, protože se zobrazuje na různých místech) a delší popis. Po založení nové pozice se poté přidávají produkty, které jsou ve skladu na dané pozici a jejich počet.

Pozice a její produkty

Produkty se vkládají velmi podobně jako v naskladňujících fakturách. Je možné k produktu doplňovat/kontrolovat EAN a jeho kód.

Každá položka má u sebe všechny informace plus informace vhodné pro kontrolu správnosti údajů.

Zobrazuje se celkový počet daného produktu v inventuře a to i z jiných pozic, na kterých se produkt vyskytuje.

Dále je zobrazený počet produktů, který má celkem být (aktuální počet skladem v eshopu). Tento počet se nemění ani při přijetí nové objednávky, pokud objednávka zůstane nezpracována. Tím se umožní mít eshop a objednávky otevřené i v průběhu inventury a zobrazený počet kusů, kterých má být na skladě, se nemění.

Pokud je produkt přítomen na více pozicích, zobrazí se také název pozice a počet.

Chybějící produkty

  • Sklad
  • Chybějící produkty

Tento modul zobrazuje predikci počtu produktů skladem na základě prodejnosti produktu. Tímto způsobem se snaží zobrazit, které produkty je nejvíce třeba naskladnit. Rozhodovat se je možné podle tří metrik

  • Počet kusů skladem za x dní – nejjednodušší metrika, vhodná pokud máte vše skladem a chcete upozornění na produkty, které dojdou.
  • Kolik dní sklad vydrží – podobné první metrice, ale bere navíc v potaz prodejnosti jednotlivých produktů. Produkty, které se prodávají po stovkách tak nepředběhnou produkty, které se prodávají po kusech.
  • Ztráta při neobjednání – nejsložitější metrika. Udává finanční odhad ztrát za x dní, pokud by daný produkt nebyl naskladněn. Bere se v potaz cena produktu, jeho prodejnost. Počítá se, kolik v budoucnu chybějících produktů by se prodalo a finanční ztráta, pokud se nenaskladní.

Tento modul umožní propojení dostupnosti produktů se skladem Vašich dodavatelů. Díky tomu je možné zavést dostupnost produktu „skladem u dodavatele“, kdy jste schopni garantovat, že daný produkt je skutečně u dodavatele skladem a jste schopni ho v termínu doručit.

Dodavatelé a jejich produkty

  • Sklad
  • Dodavatelé
  • Sklad
  • Produkty dodavatelů

Zde se vytváří základní propojení produktů na Vašem eshopu a dodavatelů těchto produktů.

Ve správě dodavatelů je třeba si vytvořit záznamy pro jednotlivé dodavatele, od kterých odebíráte zboží. Poté je možné začít vytvářet propojení produktů v eshopu s produkty dodavatele.

Nejjednodušším způsobem je tyto kódy zadávat při naskladňování produktů ve skladovém modulu. Při vytváření položek naskladňující faktury je vždy možné zadat/zkontrolovat kód dodavatele a rovnou toto propojení vytvářet.

Při importu z feedu (většinou XML souboru) Vašeho dodavatele se produkty napárují podle kódu dodavatele a ke každému produktu se uloží počet kusů skladem u dodavatele, nákupní cena a doporučená cena.

Kontrola cen

  • Sklad
  • Kontrola cen

Zde je možné procházet všechny produkty od dodavatelů a kontrolovat jejich nákupní a doporučenou prodejní cenu. Jednotlivé řádky pak svým podbarvením upozorňují na problémy, jako jsou malá marže, cena nižší než doporučená cena a podobně.